Standard 2.3

2.3  Sistem Pengelolaan
Sistem pengelolaan fungsional dan operasional institusi perguruan tinggi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling) dalam penyelenggaraan program dan kegiatan perguruan tinggi.

2.3.1    Jelaskan sistem pengelolaan institusi perguruan tinggi serta dokumen pada kinerja tahun pendukungnya (jelaskan unit / bagian / lembaga yang berperan dalam setiap fungsi pengelolaan serta proses pengambilan keputusan).

Sistem pengelolaan pada institusi UNPATTI meliputi fungsi pengelolaan planning, organizing, staffing, leading, dan controlling.

1. Planning (Perencanaan)
Fungsi planning (perencanaan) tergambar melalui penyusunan dokumen Master Plan UNPATTI, Rencana Strategis (Renstra), dan Rencana Operasional (Renop).

Sebagai wujud implementasi dari Renstra dan Renop, maka setiap tahun direncanakan penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT), dan Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) melalui Rapat Kerja mulai dari tingkat jurusan/bagian/prodi, fakultas, lembaga, dan universitas serta Rapat Kerja Pimpinan dalam lingkup UNPATTI, yang kemudian melalui RKAT diusulkan untuk disahkan oleh Kementerian Keuangan dalam dokumen Rencana Kerja Anggaran-Kementerian Lembaga (RKAL).

RKT dan RKAT sebagai bagian dari siklus perencanaan anggaran berbasis kinerja disusun dengan mempertimbangkan capaian-capaian pada periode sebelumnya sehingga hal-hal yang direncanakan pada periode tahun tertentu merupakan bagian dari kesinambungan proses yang baku dan akuntabel. Pelaksanaan perencanaan ini melibatkan seluruh unsur mulai dari tingkat universitas, fakultas, lembaga hingga ke tingkat jurusan/bagian dan program studi. Dibidang anggaran, penyusunan perencanaan didasarkan pada evaluasi hasil kinerja program tahun sebelumnya, sehingga ketika menyusun anggaran tahun berjalan benar-benar diarahkan untuk membiayai program kegiatan institusi yang berkaitan dengan pengukuran kinerja institusi.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Fungsi organizing (pengorganisasian) terlihat dari gambaran peraturan yang menjadi landasan operasional bagi kebijakan di bawahnya sebagaimana yang diatur dalam Statuta dan OTK UNPATTI, yang penjabarannya diuraikan pada sub bagian 2.1.2 butir b, tentang Tugas Pokok dan fungsi unit kerja di UNPATTI. Untuk memberikan gambaran jelas tentang mekanisme dalam melakukan perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan-kebijakan perguruan tinggi, maka diperlukan adanya pedoman atau prosedur yang tertuang dalam dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) yang merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Pada Juni 2011 diselenggarakan Lokakarya Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan melibatkan semua unsur baik di tingkat fakultas, program pascasarjana, lembaga, universitas, dan unit-unit penunjang. Lokakarya tersebut menghasilkan sejumlah SOP yang meliputi:

  • Prosedur tata kelola UNPATTI, terdiri atas 4 prosedur.
  • Prosedur administrasi akademik, terdiri atas 38 prosedur
  • Prosedur administrasi keuangan, terdiri atas 50 prosedur
  • Prosedur administrasi umum, terdiri atas 13 prosedur
  • Prosedur administrasi kemahasiswaan, terdiri atas 14 prosedur.
  • Prosedur perencanaan, terdiri atas 10 prosedur.
  • Prosedur penelitian pada Lembaga Penelitian (LEMLIT), terdiri atas 11 prosedur.
  • Prosedur pengabdian masyarakat pada LPPM, terdiri atas 16 prosedur

Disamping itu pada setiap Fakultas/PPs juga memiliki SOP yang berkaitan dengan proses akademik di lingkungan Fakultas/PPs yang terdiri dari 16 prosedur.

3. Staffing (Kepegawaian)
Pengelolaan kepegawaian dikoordinasikan di bawah kepemimpinan Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan, yang dilaksanakan oleh Biro Administrasi Umum dan Keuangan dan Bagian Kepegawaian. Pelaksanaan tatakelola kepegawaian dilandasi pada Statuta UNPATTI (Keputusan Menteri Pendidikan Nasional, No. 016/O/2003), OTK UNPATTI (Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No. 20 tahun 2016. Rincian Tugas Bagian dan Sub-bagian di lingkungan UNPATTI berlandaskan pada Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 102/D/O/1998 tentang Rincian Tugas Bagian dan Sub Bagian di lingkungan UNPATTI .

4. Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan UNPATTI dalam pelaksanaannya mengacu pada Statuta UNPATTI dan OTK UNPATTI. Setiap pimpinan satuan organisasi di lingkungan UNPATTI wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik di lingkungan masing-masing maupun antar satuan di lingkungan UNPATTI serta dengan instansi lain di luar UNPATTI. Setiap bagian dan sub bagian di lingkup UNPATTI juga memiliki tanggung jawab, tugas dan fungsi yang jelas yang berpedoman pada Rincian Tugas Bagian dan Sub-bagian UNPATTI.

5. Controlling (Pengawasan dan Pengendalian)
Pengontrolan, pengawasan, dan evaluasi kinerja dan staf bertujuan untuk mewujudkan kualitas mutu capaian dan memperbaiki sasaran kinerja staf kedepan. Pelaksanaan Renstra dan RKT UNPATTI serta pencapaiannya, dimonitoring dan dievaluasi setiap semester melalui rapat koordinasi antara pimpinan universitas dan pimpinan unit kerja. Selain itu pelaksanaan standar penjaminan mutu akademik dimonitoring dan dievaluasi oleh Kantor Penjaminan Mutu (KPM). Sedangkan hal-hal non akademik yang terkait bidang keuangan, kepegawaian, dan aset universitas, dimonitoring dan dievaluasi oleh Satuan Pengawas Internal (SPI).

2.3.2. Jelaskan program peningkatan kompetensi manajerial untuk menjamin proses pengelolaan yang efektif dan efisien di setiap unit

Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) UNPATTI diawali dengan perencanaan SDM yang dilakukan dengan melaksanakan analisis jabatan oleh Tim Analisis Jabatan UNPATTI. Analisis jabatan ini dilakukan berdasarkan kompetensi (ijazah dan bidang ilmu). Dari rancangan analisis jabatan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan jumlah serta spesifikasi SDM yang dibutuhkan dalam penyelenggaranan Tri Dharma Perguruan Tinggi UNPATTI. Dari hasil tersebut diperoleh pemetaan kebutuhan SDM yang menjadi dasar rencana pengembangan. Apabila dari hasil pemetaan tersebut ternyata masih kurang SDM yang dibutuhkan sesuai kompetensinya maka dilakukan dengan cara mengikuti berbagai pelatihan dan pendidikan berjenjang. Jenis pelatihan yang diikuti adalah diklat struktural (terdiri dari: Diklatpim II untuk jabatan eselon II, Diklatpim III untuk pejabat eselon III, dan Diklatpim IV untuk pejabat eselon IV). Di samping peningkatan kompetensi manajerial melalui diklat struktural, UNPATTI juga mendorong dan memfasilitasi staf baik dari aspek finansial maupun informasi untuk mengikuti berbagai lokakarya, diklat teknis, rapat koordinasi, yang terkait dengan peningkatan kompetensi manajerial.

Deskripsi tugas pada setiap bagian dan sub-bagian pada setiap unit kerja dilakukan dengan mengacu pada Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Nomor 102/D/O/1998 tentang Rincian Tugas Bagian dan Sub Bagian di Lingkungan Universitas Pattimura. Sebagai contoh uraian deskripsi tugas dari bagian kepegawaian UNPATTI (pasal 17) yaitu:

  1. Menyusun rencana dan program kerja bagian;
  2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian;
  3. Menyusun rencana formasi dan pengembangan pegawai;
  4. Melaksanakan urusan pengumuman, penerimaan, penyaringan, usul dan pengangkatan pegawai baru;
  5. mempersiapkan pengangkatan Calon Pegawai Negeri sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS);
  6. Melaksanakan urusan pelantikan, serah terima jabatan dan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil (PNS);
  7. Melaksanakan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Induk (Karin), Kartu Suami (Karsu), Asuransi Kesehatan (Askes), Tabungan dan Asuransi Pegawai Negeri (Taspen), Surat Keterangan Untuk Mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga dan Lembar Pembayar Pajak Pembangunan (LP2P);
  8. Melaksanakan urusan mutasi pegawai;
  9. Melaksanakan pemberian cuti;
  10. Mempersiapkan ujian dinas tingkat II dan mempersiapkan peserta ujian dinas tingkat III;
  11. Mempersiapkan rencana dan program pendidikan dan latihan pegawai serta mempersiapkan pemberian izin belajar/tugas belajar;
  12. Melaksanakan pemberian ijin menjadi anggota partai politik;
  13. Melaksanakan penyusunan usul pengangkatan kembali pegawai yang telah melaksanakan tugas belajar;
  14. Melaksanakan urusan penyelesaian kasus kepegawaian;
  15. Melaksanakan urusan usul perpanjangan batas usia pension guru besar dan pengangkatan guru besar emeritus;
  16. Mempersiapkan usul pemberian tanda penghargaan dan melaksanakan usaha peningktan kesejahteraan pegawai;
  17. Melaksanakan penyusunan statistik pegawai;
  18. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kepegawaian;
  19. Menyusun laporan Bagian.

Selain itu, sebagai contoh uraian deskripsi tugas dari sub bagian perlengkapan (Pasal 16) yaitu :

  1. Menyusun rencana dan program kerja Sub bagian;
  2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang perlengkapan;
  3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data barang perlengkapan dan jasa;
  4. Melakukan penyusunan rencana pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, inventarisasi, dan bahan usul penghapusan barang perlengkapan;
  5. Melakukan urusan pengadaan, penyimpanan, pengdistribusian dan inventarisasi barang perlengkapan;
  6. Melakukan urusan penyelesaian sengketa tuntutan ganti rugi;
  7. Mempersiapkan bahan usul penetapan/pengalihan status golongan rumah dinas;
  8. Melakukan penyusunan instrument pemantauan dan evaluasi penggunaan barang perlengkapan;
  9. Melakukan pengelolaan pergudangan;
  10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang perlengkapan dan jasa; 11) Menyusun laporan sub bagian.

Sebagai bentuk akuntabilitas publik, maka laporan tahunan UNPATTI menjadi keharusan untuk didiseminasikan dalam beberapa bentuk publikasi melalui media informasi kepada stakeholder. Materi pertanggungjawaban tersebut, di samping berfungsi sebagai laporan pertanggungjawaban kepada pemerintah dan masyarakat juga menjadi acuan perbaikan dan peningkatan mutu kinerja UNPATTI ke depan dan sebagai acuan bagi para pemangku kepentingan dalam rangka memperoleh manfaat optimal atas pelayanan yang disediakan.

Diseminasi hasil kerja UNPATTI sebagai akuntabilitas publik disampaikan kepada masyarakat di antaranya melalui:

a. Perayaan Dies Natalis

Rektor UNPATTI menyampaikan pidato Dies Natalis pada Rapat Senat Luar Biasa, bersifat terbuka yang diselenggarakan setiap tahun, pada bulan April, dan dihadiri oleh para pemangku kepentingan antara lain, Gubernur Provinsi Maluku, para anggota Dewan Penyantun, dan tokoh masyarakat daerah. Pidato ini berupa laporan capaian kinerja universitas dan dikemas dalam bentuk buku yang isinya meliputi ;

  • Visi, misi, dan nilai yang menjadi acuan dasar dalam pengelolaan dan pengembangan UNPATTI.
  • Capaian program Tri Dharma PT,
  • Kinerja manajemen keuangan,
  • Rencana pengembangan jangka pendek dan jangka panjang.

b. Pidato Wisuda
Rektor melaporkan hasil kerja UNPATTI, khusus tentang penyelenggaraan pendidikan.Dalam pidato wisuda, Rektor melaporkan hasil terkait usaha pengembangan pembelajaran yang diselenggarakan.Hal ini ditunjukkan melalui peningkatan IPK rata-rata lulusan dan masa studi rata-rata yang makin pendek. Usaha perbaikan pembelajaran tersebut dimulai dari pelatihan dosen, penyediaan bahan ajar secara manual dan digital, dan perbaikan sarana/prasarana pembelajaran serta penciptaan lingkungan belajar yang makin kondusif dalam tahun berjalan.

c. Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
Melalui PDPT, dapat dilihat data hasil kerja UNPATTI, khusus yang berhubungan dengan informasi akademik, yaitu mahasiswa terdaftar dan aktif setiap tahun, durasi studi dan pencapaian IPK, serta dosen dan kegiatan Tri Dharma PT. Pemenuhan pelaporan data ke PDPT juga menjadi syarat pengajuan akreditasi program studi dan syarat awal pengajuan dosen mengikuti proses sertifikasi.

d. Akreditasi BAN-PT
Penyajian data dan pengisian borang akreditasi dan evaluasi diri bagi institusi dan setiap program studi juga merupakan wujud pertanggungjawaban hasil kerja institusi dan program-program studi yang ada.UNPATTI pada tahun 2009 yang dilanda konflik sosial Maluku telah berupaya melaksanakan akreditasi Institusi dengan status C dan berlaku sampai dengan tahun 2014, pada tahun 2015 Status Akreditasi Institusi meningkat menjadi B.Untuk akreditasi Program Studi sampai dengan tahun 2015, menunjukkan bahwa: status A sebanyak 3 Program Studi, status B sebesar 33 Program Studi, dan status C sebesar 12 Program Studi. Bagi Program Studi yang dalam prosesmempersiapkan dokumen borang dan evaluasi diri untuk diakareditasi BAN-PT selalu melakukan koordinasi dengan Kantor Penjaminan Mutu (KPM).

e. Website UNPATTI
Laman www.unpatti.ac.id, memuat profil UNPATTI yang terdiri atas profil setiap unit, hasil kegiatan, berita aktivitas yang telah berlangsung, serta bentuk pelayanan UNPATTI baik kepada sivitasnya sendiri maupun kepada masyarakat luas. Pengelola website ini adalah unit pelaksana teknis (UPT) Teknologi Informasi dan Komunikasi. Website ini juga mengelola pelayanan online berbagai kegiatan akademik, seperti pendaftaran peserta, seleksi mahasiswa baru, registrasi dan pengisian KRS mahasiswa, serta pendaftaran calon peserta KKN.

UNPATTI juga melakukan diseminasi hasil kerja yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan, melalui audit eksternal Inspektorat Jenderal DIKTI. Selain itu, terkait dengan hasil penelitian dosen dan mahasiswa, dipublikasikan dalam jurnal ilmiah internal UNPATTI, terdokumentasikan berupa repositori jurnal hasil-hasil penelitian dan pengabdian masyarakat yang dapat diakses melalui http://ejournal.unpatti.ac.id Di samping dipublikasi pada jurnal nasional dan/atau internasional, termasuk seminar atau symposium ilmiah bertaraf nasional dan internasional. Hasil penelitian didesiminasi melalui program pengabdian kepada masyarakat seperti KKN, pendampingan dan pengembangan UMKM.

2.3.4. Jelaskan sistem audit internal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb.)

Sistem audit internal UNPATTI dilakukan pada hal-hal yang terkait dalam bidang non akademik dan akademik. Pada lingkup bidang non akademik dilaksanakan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI), sedangkan bidang akademik, dilaksanakan oleh auditor mutu internal dibawah koordinasi KPM melalui kegiatan siklus tahunan Audit Mutu Internal (AMI).

1. Audit Internal Bidang Non Akademik.
Sejak tahun 2009, Universitas Pattimura telah memiliki Satuan Pengawas Internal (SPI) dan di tahun 2013, telah dilakukan peninjauan terhadap SK Rektor tahun 2009 dengan SK Rektor No. 307A/UN13/SK/2013 tentang Satuan Pengawas Intern. Tugas SPI, menjalankan fungsi pengawasan manajemen keuangan. Selain itu, SPI juga bertugas melakukan supervisi atas penugasan dalam melakukan pemeriksaaan, pengawasan, monitoring, evaluasi, dan konsultasi pada bidang pengelolaan keuangan.

Pelaksanaan audit SPI didasarkan pada Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah ditetapkan oleh Universitas. Dalam pelaksanaannya dilakukan penyusunan program, kebijakan, dan pedoman audit internal. Audit yang dilakukan meliputi: financial/operasional audit, compliance audit, dan review atas sistem informasi akuntansi.Sedangkan prosedur kerja SPI sebagai berikut: (i) Review Laporan Keuangan UNPATTI; (ii) Audit terhadap Perencanaan Keuangan (Penganggaran); (iii) Audit Pelaksanaan Anggaran.

SPI menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut :

  1. Menyusun program pengawasan;
  2. Melakukan pengawasan kebijakan dan program;
  3. Melakukan pengawasan pengelolaan kepegawaian, keuangan, dan barang milik negara;
  4. Melakukan pemantauan dan koordinasi tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan;
  5. Melaksanakan evaluasi hasil pengawasan;
  6. Melaksanakan evaluasi laporan keuangan;
  7. Memberikan saran dan rekomendasi; dan
  8. Menyusun laporan hasil pemeriksaan.
  9. Audit Internal Bidang Akademik.

Audit internal bidang akademik, dilaksanakan oleh auditor mutu internal Universitas dibawah koordinasi Kantor Penjaminan Mutu (KPM) yang dibentuk dengan SK Rektor No. 219B/UN13/SK/2013. KPM melalui kegiatan siklus tahunan Audit Mutu Internal (AMI) melaksanakan kegiatan audit untuk memastikan penjaminan mutu berjalan sesuai dengan visi, misi, dan Standar SPMI-UNPATTI. Audit Mutu Internal UNPATTI adalah suatu proses layanan konsultasi, monitoring, dan evaluasi yang bersifat independen dan objektif yang bertujuan untuk: (i) Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) SPMI UNPATTI; (ii) Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar telah tepat dan efektif; (iii) Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri.

AMI dapat dilakukan pada berbagai aras unit pelaksana akademik tetapi dengan fokus yang berbeda, yaitu:

  1. Audit Institusi/Proses Akademik :
  2. Audit Fakultas/PPs,
  3. Audit Jurusan/Bagian
  4. Audit unit Perpustakaan,
  5. Audit unit penunjang akademik.
  6. Audit Program Studi/Mata Kuliah/Program Pembelajaran :
  7. Audit program pendidikan
  8. Audit program penelitian
  9. Audit program pembelajaran.
  10. Audit sistem penjaminan mutu, prosedur dan manajemen mutu :
  11. Ketepatan informasi pada leaflet, buku panduan, website, ;
  12. Kebijakan, informasi, prosedur penerimaan mahasiswa;
  13. Pembukaan dan evaluasi program studi;
  14. Prosedur evaluasi hasil belajar;
  15. Pembimbingan terhadap tugas-tugas mahasiswa;
  16. Prosedur penanganan keluhan mahasiswa;
  17. Prosedur penunjukan penguji eksternal;
  18. Evaluasi dosen;
  19. Prosedur penilaian kinerja dosen;
  20. Prosedur pemberian penghargaan bagi dosen/karyawan/mahasiswa yang berprestasi;
  21. Prosedur rekruitmen staf, program pengembangan sumber daya manusia;
  22. Kerjasama dengan institusi lain dalam proses pembelajaran;
  23. Penyelenggaraan kegiatan di luar kampus;
  24. Implementasi dari kode etik.

UNPATTI saat ini memiliki 62 orang auditor mutu internal dengan organisasi AMI dibawah kendali Rektor dengan Kepala Kantor Penjaminan Mutu (KPM). Adapun pelaksanaan “Satu Siklus AMI dinyatakan secara skematis pada Gambar 2.3 di bawah ini.

Gambar 2. 3. Satu Siklus AMI.

Agar prosedur pelaksanaan AMI berlangsung dengan baik, maka UNPATTI telah memiliki 4 buah dokumen AMI, yaitu: Piagam AMI, Standar AMI, Manual Prosedur AMI, dan Kode Etik Auditor. Selain itu juga memiliki dokumen Panduan Pelaksanaan SPMI-UNPATTI. Berikut ini prosedur pelaksanaan AMI Fakultas/PPs oleh auditor universitas sebagai berikut:

PROSEDURTINDAK LANJUT
Perintah Audit  dari Rektor1. Rektor memerintahkan atau mendisposisikan permintaan Dekan/Dir kepada MP-AMI Universitas untuk menunjuk Tim AMI
Penunjukan tim AMI Universitas oleh MP-AMI Universitas2. MP-AMI Universitas menunjuk tim AMI Universitas untuk melaksanakan audit.
Persetujuan tim AMI Universitas dengan teraudit3. MP-AMI Universitas membentuk tim AMI universitas minimal 3 orang auditor yang terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota, dan meminta persetujuan teraudit (Piagam AMI UNPATTI).
Penerbitan surat tugas
oleh Rektor
4. Rektor menerbitkan surat tugas untuk tim AMI Universitas (Piagam AMI UNPATT).
Penyusunan tujuan,
kewenangan dan
tanggungjawab AMI
5. Tim AMI Universitas menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI sesuai dengan Piagam AMI UNPATTI dan ruang lingkupnya merujuk surat tugas Rektor atau permintaan Dekan/Dir (Piagam AMI UNPATTI).
Pengesahan tujuan,
kewenangan dan
tanggungjawab AMI 
6. Tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI disahkan oleh Rektor (Piagam AMI UNPATTI).
Penyusunan rencana dan
jadwal AMI 
7. Tim AMI Universitas menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit.
Penyerahan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI8. Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI Universitas sesuai dengan waktu yang telah disepakati.
Rapat persiapan tim AMI
Universitas untuk Audit
Sistem
9. Pembagian tugas tim AMI Universitas untuk audit sistem.
Pelaksanaan audit sistem10. Melaksanakan audit dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun checklist untuk persiapan audit kepatuhan.
Penyampaian jadwal audit
kepatuhan (visitasi)
11. Ketua tim AMI Universitas mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui.
Pelaksanaan audit
kepatuhan 
12. Berdasarkan daftar pengecekan bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan.
Diskusi hasil temuan audit13. Semua hasil temuan audit didiskusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian mayor/minor atau Observasi (OB) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati.
Pembuatan laporan audit14. Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit.
Penyerahan laporan audit15. Laporan audit diserahkan kepada MP­-AMI Universitas untuk diteruskan kepada Rektor. Selanjutnya Rektor mengirim laporan audit kepada Dekan/Dir (klien) disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).
Pembubaran tim AMI
Universitas
16. Tim AMI dibubarkan oleh Rektor atas permintaan MP-AMI Universitas dengan SK Pemberhentian.

2.3.5. Jelaskan sistem audit eksternal (lembaga/unit kerja, ruang lingkup tugas, prosedur kerja dsb).

Sebagai institusi pendidikan tinggi negeri yang merupakan satuan kerja dari Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi serta sekaligus sebagai wujud akuntabilitas publik UNPATTI, maka secara berkala dilakukan audit eksternal yang antara lain dilakukan oleh berbagai lembaga eksternal seperti: BPKPerwakilan Maluku, Inspektorat Jendral Pendidikan Tinggi, dan BAN-PT.

1. Audit Eksternal Bidang Akademik
Lembaga Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) melaksanakan Sistem Audit eksternal bidang akademik sebagai bagian dari sistem penjaminan mutu eksternal. Akreditasi dilakukan oleh BAN-PT pada tingkat Institusi dan Program Studi baik pada jenjang S1, S2 maupun S3. Asesor BAN PT dalam berkerja berdasarkan Pedoman Akreditasi yang berisi 7 Standar Akreditasi yang wajib dipenuhi oleh institusi maupun perguruan tinggi. UNPATTI di tahun 2009 pada masa konflik sosial di Maluku telah berupaya melaksanakan akreditasi institusi dengan status C dan berlaku sampai dengan tahun 2014. Sedangkan akreditasi Program Studi sampai dengan tahun 2015, menunjukkan bahwa: status A sebanyak 3 Program Studi, status B sebesar 33 Program Studi, dan status C sebesar 12 Program Studi. Bagi Institusi dan Program Studi yang dalam proses mempersiapkan dokumen borang dan evaluasi diri untuk diakareditasi BAN-PT selalu melakukan koordinasi dengan Kantor Penjaminan Mutu (KPM) dalam bentuk: pendampingan, konsultasi, dan verifikasi.

2. Audit Eksternal Bidang Non Akademik
Sistem Audit Eksternal dalam bidang Keuangan dilakukan oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional, dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Sejak tahun tahun 2009 UNPATTI diaudit oleh BPK Perwakilan Maluku, dan Inspektorat Jendral Pendidikan Tinggi. Pada tahun 2013 UNPATTI mendapatkan penghargaan sebagai pengelola keuangan terbaik (nilai AAA) dalam lingkup Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. Selain itu, pada tahun 2015 memperoleh peringkat 2 tingkat wilayah provinsi Maluku untuk pelaporan keuangan. Hasil yang diterima tersebut disampaikan ke unit kerja masing-masing sebagai model pelaporan keuangan yang baik.

Inspektorat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional melakukan audit setiap tahun terhadap UNPATTI dengan ruang lingkup pemeriksanan: aspek akademik (penyelenggaraan kegiatan tridharma), SDM (dosen dan tenaga kependidikan), keuangan, dan aset (sarana dan prasarana). Pelaksanaan audit diawali dengan penyampaian surat kepada Rektor yang berisi waktu rencana audit dan tim auditor (ketua dan anggota) yang akan bertugas. Setelah semua unit yang direncanakan sebagai sasarana pemeriksaan selesai diperiksa, tim auditor dipimpin oleh Ketua Tim Auditor, menyusun laporan hasil pemeriksaan yang intinya menghasilkan daftar temuan. Berdasarkan hasil temuan Irjen Kemendiknas menyampaian secara resmi kepada Rektor UNPATTI hasil pemeriksaan, melalui surat beserta lampiran berupa daftar temuan, dan meminta menindak lanjuti. Rektor kemudian menindaklanjuti dengan memerintahkan unit atau perorangan yang terkait dengan temuan tersebut untuk memulihkan kembali hal-hal yang tidak sesuai menjadi sesuai aturan yang berlaku dan memberikan sanksi kepada mereka yang tidak patuh dengan aturan. Selanjutnya Rektor menyampaikan laporan kepada Irjen Kemendiknas pemulihan dan tindakan pendisiplinan yang telah dilakukan dari semua temuan yang ada, dan unit-unit yang terkait telah mengusahakan mengeliminir temuan- temuan sehingga tidak terjadi lagi waktu yang akan datang.

Ruang lingkup audit BPK serupa dengan BPKP, yaitu tata kelola keuangan negara, namun lebih mengarah pada pembinaan pengelolaan. BPK memusatkan pemeriksaannya pada masalah yang menjadi temuan Irjen Kemendiknas dan tidak dapat dipulihkan segera sesuai ketentuan yang berlaku. Prosedur pelaksanaan pemeriksaannya serupa dengan BPKP, namun BPK berwewenang menerbitkan opini pelaporan penyelenggaraan pengelolaan keuangaan.